Case Study: Triển khai ERPNext cho công ty phân phối 200 nhân sự

Khách hàng: Công ty phân phối thực phẩm đông lạnh tại miền Bắc, 200 nhân sự, 4 chi nhánh, 1.200 SKU.

Thách thức ban đầu

Hệ thống cũ là phần mềm kế toán desktop + Excel theo dõi kho. Mỗi cuối tháng, đội tài chính mất 5 ngày chốt sổ vì phải đối chiếu dữ liệu thủ công giữa các chi nhánh. Không có real-time stock visibility dẫn đến over-ordering 15%.

Giai đoạn 1: Discovery (2 tuần)

Team Mantis Tech phỏng vấn 12 stakeholder từ sales, kho, kế toán và ban giám đốc. Map toàn bộ quy trình AS-IS, xác định 7 pain points ưu tiên. Xây dựng backlog 120 user stories cho phase 1.

Giai đoạn 2: Build & Migrate (6 tuần)

Cấu hình ERPNext modules: Selling, Buying, Stock, Accounting, HR. Migrate 18 tháng dữ liệu lịch sử từ phần mềm cũ. Tích hợp cổng thanh toán VNPay và gateway HTTP cho hệ thống xuất hóa đơn VIN.

Giai đoạn 3: Training & Go-live (4 tuần)

Đào tạo theo role: 4 batch × 2 ngày cho 200 nhân sự. Triển khai hypercare 2 tuần đầu với kỹ sư on-site. Go-live thành công không downtime, hoàn thiện quy trình trong 30 ngày đầu.

Kết quả sau 6 tháng

• Thời gian chốt sổ cuối tháng: từ 5 ngày xuống 2 ngày (-60%)
• Tỷ lệ over-ordering giảm từ 15% xuống 4%
• Real-time stock visibility cho toàn bộ 4 chi nhánh
• ROI dự kiến đạt sau 14 tháng, nhanh hơn kỳ vọng 6 tháng

Dự án là minh chứng cho tính khả thi của ERPNext trong môi trường doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ tại Việt Nam.